苦手な電話対応。。ストレスを、減らす電話テクニック

 
電話が苦手という方は本当に多くいらっしゃいます。
営業の経験がある私も電話苦手です。笑
 
でも苦手そうに聞こえないと言われます。笑 
苦手そうに聞こえない理由はちょっとした工夫です!
 
 
電話対応が苦手な方はこんな経験がありませんか?
 
*電話が鳴ったらドキッとして緊張する
*出た瞬間言おうとしていた言葉が飛んでしまう
*噛みかみになってしまい、言葉が詰まってしまう
*わからないことを言われたら慌ててパニックになってしまう
*過去のクレーム対応で嫌な思いをし、トラウマがある
 
 
そんな苦手意識を抱えていても会社に入社したらまず、電話番。。
営業職とかだと、最初の何ヶ月かは毎日何百件と架電したりします。
 
こんな会社も多いですよね。
苦手な方からしたらこれはストレスですよね。
 
会社によっては何コール以内に取る、名乗り方など挨拶の仕方も決まっているところも多いです。
 
 
電話が苦手な人に取って、最初の挨拶が長かったりするとそこでつまづいてしまい、あたふたしてしまう方も多いのでは?
 
 
今回は少しでも電話対応の苦手意識を克服する方法をご紹介します。
 
今回は最初のステップなのでまず、最初の電話に出ること、架電に慣れるための方法をお伝えします(^^)
 
 
◆電話対応のストレスを軽減する方法
 
「自分流マニュアルを作成する」
 
電話に出ることに緊張していると、頭が真っ白になってしまい、言葉が出てこなくてなりませんか?
 
そんな時の為に、まず、電話に出る時の決まり文句や、電話の流れをセリフのマニュアルを作成することをオススメします。
 
予約を取るなら最初電話に出てから予約を取る流れのマニュアル。
 
営業電話をかけるならその時の会話の流れを、お客様の反応ごとに作成しておくと、言葉につまりにくくなります。
 
誰かに電話を繋ぐ時の最低限聞く内容など。
 
基本的には読むだけでいいので、台本があるという安心感があります。
 
 
マニュアルを作ってもその都度対応は変わってくることもあると思います。
そんな時は、そこに更に書き加えて、目につくようにしておくと、言葉が出やすくなりますよ。
 
 
 
「話すスピードはゆっくりと!」
 
 
電話は緊張するとついつい早口になってしまいます。
 
早口は、相手も聞き取りづらいし、イライラさせやすくもなります。
 
なので、話すスピードはゆっくりと話すことを心がけましょう。
相手にせかされてるように感じても、自分のペースを守って、ゆっくりハキハキと喋ることをオススメします。
 
※自分のペースを乱されると慌ててしまうのを防ぐため
 
 
また、ゆっくりと話すことは、相手に丁寧な印象を与えるので電話対応をしやすくなります。
 
 
「聞き取れない時はこちらに原因があると伝え聞き直す」
 
 
周囲がうるさかったり、相手の滑舌が悪い、早口だと、上手く聞き取れないこともありますよね。
 
 
そんな時は、「こちらの電話の調子が悪く、上手く聞こえませんでした。もう一度、お願いします。」とお伝えしましょう。
 
 
何の理由もなしにもう一度お願いします。というと、角が立つこともあります。
なので、こちら側の機械の調子が悪いと言ってしまえば、相手もすんなり言い直してくれます。
 
 
この言い方も、マニュアルに載せておくと、スムーズに会話が出来ると思います。
 
 
そして、聞き取り直したら「ありがとうございます」と、感謝の意を示しましょう。
 
 
 
「分からない時は一旦保留にするか、かけ直す」
 
 
相手は曖昧な返答や、保留が長くて待たされることを嫌います。
 
分からない事があるときは、すぐに誰かに聞いて返答できる物は保留後返答し、時間がかかりそうだと思ったら、確認して、すぐにご連絡させて頂きます。とお伝えし、相手の時間を奪わないようにしましょう!
 
ここで、その後の都合のいい時間帯を聞けるとより良いです。
 
 
電話対応は、一度コツを掴むと出来るという自信にもなり、苦手意識が克服されていきます。
少しでも仕事でのストレスが減ると幸いです。
 
ぜひ試してみてください!
 
 
 
 
 

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